Hvordan bogholderen kan opdage svindel

Svindel i virksomheder er langt mere almindeligt, end de fleste tror. Det kan være små uregelmæssigheder, forfalskede bilag eller bevidst manipulation af regnskaber. Ofte starter det uskyldigt — men kan vokse til alvorlige økonomiske problemer.
Her spiller bogholderen en central rolle. Med indsigt i virksomhedens økonomi, transaktioner og mønstre er bogholderen ofte den første, der opdager, når noget ikke stemmer.
I denne artikel gennemgår vi, hvordan bogholderen kan opdage svindel, hvilke advarselssignaler man skal holde øje med, og hvordan man skaber et regnskabsmiljø, hvor snyd har svære kår.

Hvad svindel kan se ud som i praksis

Når man taler om økonomisk svindel, tænker mange på store sager med millioner på spil. Men i virkeligheden begynder svindel ofte i det små – med små afvigelser, fejlregistreringer eller gentagne undtagelser.

De mest almindelige typer svindel

Bogholderen kan opdage mange former for uregelmæssigheder, blandt andet:

• Fiktive leverandører: Falske fakturaer udstedes til opdigtede virksomheder.

• Dublette betalinger: Den samme faktura betales to gange – med vilje.

• Manipulerede bilag: Kvitteringer ændres for at dække over private udgifter.

• Kassedifferencer: Kontante midler forsvinder uden forklaring.

• Uforklarlige krediteringer: Udbetalinger til konti, der ikke hører til kendte leverandører.

Den menneskelige faktor

Mange svindelsager skyldes ikke professionelle forbrydere, men manglende kontrol og fristelser. Når én medarbejder har adgang til både godkendelse og betaling, opstår risikoen.
Bogholderen, der kender virksomhedens økonomi indgående, kan ofte fornemme, når “noget lugter forkert”.

Hvorfor det ofte opdages for sent

De fleste svindelsager opdages ved et tilfælde – en bankfejl, en revision eller et skifte af personale. En aktiv bogholder kan dog spotte mønstre tidligere, hvis de kigger bag tallene og stiller spørgsmål.

Et eksempel:
En bogholder bemærker, at en leverandør altid får udbetalt præcis 9.975 kr. – lige under grænsen for ekstra kontrol. Ved nærmere tjek viser det sig, at leverandøren ikke eksisterer.

Små detaljer, som kun en erfaren bogholder ville fange.

De metoder bogholderen bruger til at opdage uregelmæssigheder

En dygtig bogholder bruger både systemer, analyse og intuition til at opdage svindel.

1. Afstemning af konti

Bogholderen afstemmer jævnligt virksomhedens bankkonti med regnskabet. Uoverensstemmelser mellem bogføring og bankudtog er ofte første tegn på uregelmæssigheder.

2. Kontrol af bilag og fakturaer

Ved at sammenligne leverandørfakturaer, godkendelser og betalinger kan bogholderen opdage dobbeltbetalinger eller fiktive leverandører. Det er klassisk svindel, som opdages gennem detaljekontrol.

3. Analyse af transaktionsmønstre

Bogholderen kan bruge regnskabsprogrammer til at trække rapporter, der viser usædvanlige bevægelser — fx mange små betalinger til samme konto, betalinger uden bilag eller pludselige stigninger i bestemte udgiftsposter.

4. Sammenligning over tid

Når bogholderen kender virksomhedens normale rytme, opdager de hurtigt, når noget ændrer sig. Hvis udgifterne pludselig stiger markant uden logisk forklaring, er det et advarselssignal.

5. Adskillelse af funktioner

Bogholderen rådgiver ofte ledelsen om at adskille roller i økonomien: Den, der godkender betalinger, skal ikke være den, der bogfører eller udbetaler. Det mindsker risikoen for intern svindel.

6. Digital sporbarhed

Med moderne systemer som Dinero, e-conomic eller Business Central kan bogholderen spore ændringer i bilag. Hvem ændrede beløbet? Hvornår blev fakturaen slettet? Denne gennemsigtighed gør svindel vanskeligere.

7. Professionel skepsis

Mange bogholdere arbejder efter princippet “tillid er godt – kontrol er bedre.” De stoler på kollegaer, men stoler endnu mere på tallene. Det handler ikke om mistillid, men om ansvarlighed.

Forebyggelse og tillid – sådan undgår du økonomisk misbrug

At opdage svindel er vigtigt, men at forebygge det er endnu bedre. Bogholderen hjælper virksomheden med at skabe rammer, der gør det svært at snyde – og nemt at handle korrekt.

1. Klare procedurer

Bogholderen udarbejder og håndhæver politikker for, hvordan udgifter håndteres, hvem der må godkende betalinger, og hvordan bilag skal dokumenteres. Når alle kender reglerne, falder risikoen.

2. Adgangsstyring

Ingen bør have ubegrænset adgang til økonomisystemet. Bogholderen sikrer, at roller og rettigheder er fordelt korrekt, så kun relevante medarbejdere kan ændre data.

3. Løbende kontrol og revision

Regelmæssige interne kontroller afslører fejl og uregelmæssigheder tidligt. Bogholderen kan fx tjekke tilfældige bilag hver måned for at sikre, at alt stemmer.

4. Rapportering til ledelsen

Bogholderen kan præsentere simple rapporter, der viser:

• Forfaldne betalinger

• Afvigelser i udgifter

• Uforklarlige transaktioner
  Disse rapporter giver ledelsen et overblik og mulighed for at reagere hurtigt.

5. Etisk kultur

Svindel trives sjældent i virksomheder med åbenhed og ansvarlighed. Bogholderen bidrager til en kultur, hvor økonomisk gennemsigtighed er normen. Når alle ved, at der føres kontrol, falder fristelsen.

6. Tidlig inddragelse af revisor

Bogholderen samarbejder ofte med revisoren om at gennemgå særligt følsomme områder. Det giver dobbelt sikkerhed og styrker tilliden i virksomheden.

Ved at kombinere systematisk kontrol og sund fornuft bliver bogholderen virksomhedens første forsvarslinje mod svindel.

Svindel handler sjældent kun om penge – det handler om tillid. En vågen bogholder kan være forskellen mellem økonomisk tryghed og ubehagelige overraskelser.
Når bogholderen får lov at arbejde proaktivt med kontrol, gennemsigtighed og analyse, beskytter de ikke bare virksomhedens tal – de beskytter virksomhedens omdømme, medarbejdere og fremtid.